Quy trình PR

Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.


Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:

· Hình thành chủ đề theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

· Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công ty của mình.

Đạo diễn Trần Cảnh Đôn, giám đốc công ty truyền thông Thằng Mõ chia sẻ những kinh nghiệm trong nghệ thuật hóa Event:

Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt là điện ảnh vào quảng cáo đã được khai thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình (TVC) như Omo với câu chuyện Ngại gì vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của thanh niên, Pond’s với sức mạnh tuổi trẻ… Còn trong lĩnh vực Event, việc áp dụng này vẫn còn khá mới mẻ và nhiều tiềm năng. Là một đạo diễn làm Event Đôn cũng rất muốn chuyển hoá những yếu tố này sao cho ăn ý và nhẹ nhàng nhất.

Có thể ví dụ về một event nhỏ, tổ chức một ngày “team building“ cho toàn đội Rejoice vào trước ngày tung sản phẩm mới. Để lấy khí thế cho nhân viên sales P&G, Đôn xây dựng concept trên bối cảnh các chiến sĩ cùng hợp lực đánh thành Troy, vừa mang tính giải trí, vừa ngụ ý khá sâu sắc mà Đôn và các đồng sự đã cố gắng thể hiện bằng những kỹ xảo và những tình tiết mang tính nghệ thuật, để các bạn trong đội cảm nhận hào khí anh hùng và tự hào về những nỗ lực của đội trước ngày xông trận.

Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn vinh. Vì vậy, để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc rất nhiều vào cái tài của người “tổng chỉ huy“ event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm

Cái này về lý thuyết thì vô số: Thử một định nghĩa theo từ điển nhé!

"Quan hệ công chúng hay còn gọi là giao tiếp cộng đồng (tiếng Anh: public relations, viết tắt là PR) là việc một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp chủ động quản lý các quan hệ giao tiếp cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn mộthình ảnh tích cực của mình. Các hoạt động quan hệ công chúng bao gồm các việc quảng bá thành công, giảm nhẹ ảnh hưởng của các thất bại, công bố các thay đổi, và nhiều hoạt động khác."
 

Lý thuyết thì vô số, nhiều, nhiều lắm nhưng trên thực tế có những người đọc xong rồi cũng chả hiểu gì! Thuật ngữ thì nghe đến là oai nhưng tính chất công việc thì chả mấy ai hiểu hết. Bây giờ đi gặp một người nói làm lĩnh vực gì nhận được câu trả lời làm PR, ai cũng nói là thích, ai cũng phải nể nhưng mấy ai hiểu thực chất là làm về cái gì? Kể cũng lạ lạ...!!!